本章先借鉴了其它行业的文档，得出以下总结

任何管理任务的关注焦点都是时间、地点、人物、做什么、资金。

为什么要有正式的文档？

• 首先，书面记录决策是必要的。 只有记录下来，分歧才会明朗，矛盾才会突出。 书写这项活动需要上百次的细小决定，正是由于它们的存在，人们才能从令人迷惑的现象中得到清晰、确定的策略。

• 第二，文档能够作为同其他人的沟通渠道。项目经理常常会不断发现， 许多理应被普遍认同的策略，完全不为团队的一些成员所知。 正因为项目经理的基本职责是使每个人向着相同的方向前进，所以他的主要工作是沟通，而不是做出决定。这些文档能极大地减轻他的负担。

• 最后，项目经理的文档可以作为数据基础和检查列表。通过周期性的回顾，他能清楚项目所处的状态，以及哪些需要重点进行更改和调整

项目经理的任务是制订计划，并根据计划实现。但是只有书面计划是精确和可以沟通的。 计划中包括了时间、地点、人物、做什么、资金。 这些少量的关键文档封装了一些项目经理的工作。

只有一小部分管理人员的时间 —— 可能只有20% —— 用来从自己头脑外部获取信息。其他的工作是沟通： 倾听、报告、讲授、规劝、讨论、鼓励 。不过，对于基于数据的部分，少数关键的文档是至关重要的，它们可以满足绝大多数需要。